El flujo de caja es un elemento fundamental en la gestión financiera de cualquier empresa, ¿queremos entender nuestra realidad económica, tomar buenas decisiones o saber si un determinado proyecto es viable?, todas estas preguntas conducen a lo mismo, entender qué es el flujo de caja. El Flujo de Caja ofrece una rápida visión general de nuestra situación financiera, arrojando luz sobre la dirección que tomamos a corto, medio y largo plazo.

Es crucial que revisemos y analicemos de manera clara este tema, ya que la falta de transparencia en estos datos puede tener un impacto en las finanzas de cualquier proyecto. Esto es fundamental para asegurar un crecimiento sólido y sostenible en nuestra empresa a largo plazo. En esta entrada, exploraremos en detalle su importancia, abordando desde su definición hasta su papel crucial en la toma de decisiones empresariales.

1. ¿Qué es el Flujo de Caja?

El Flujo de Caja es un informe financiero que se utiliza para distinguir entre salidas y entradas de dinero en un periodo determinado, en este sentido, existen ciertos términos que son útiles para entender los resultados del informe. Para empezar, cuando hablamos del flujo neto, nos referimos a la diferencia entre salidas y entradas en el periodo estudiado.

Un ejemplo de ingresos son los pagos por servicios proporcionados o el dinero generado por las ventas realizadas durante un determinado período. Mientras tanto, los gastos incluyen el arrendamiento del espacio de trabajo, los salarios pagados a los empleados y las adquisiciones de materia prima necesarias para el funcionamiento diario.

Si el flujo de caja neto es positivo, indica que los ingresos han superado a los gastos. En cambio, si es negativo, significa que los gastos han sido superiores a los ingresos.Todos deseamos estar en la situación favorable de tener un flujo de efectivo positivo, ya que esto nos permite realizar nuevas inversiones, reinvertir, pagar nuestras obligaciones financieras pendientes y estar preparados para posibles dificultades económicas.

Hay tres categorías de flujo de caja

• Financiero: se refiere a las transacciones monetarias específicas de la empresa.
• Operaciones: se enfoca en el flujo de efectivo entrante y saliente en las actividades comerciales.
• Inversión: se trata del capital invertido o gastado en un bien que generará beneficios en el futuro. Por ejemplo, la compra de un equipo específico.

2. Utilidad del Flujo de Caja

La situación se complica enormemente para las empresas si no pueden hacer frente a sus obligaciones. Esto no significa necesariamente que sean malas empresas o que sus ventas sean insuficientes. Hay empresas que tienen un nivel de ventas importante, incluso superior a sus gastos, pero puede haber desfases temporales significativos entre la generación de la venta y la recepción del pago. Este detalle crucial puede empezar a crear un pequeño efecto de bola de nieve que podría llevar a una empresa a la quiebra.

Los resultados de un flujo de caja ofrecen una visión de los recursos en efectivo a corto y largo plazo. Esta información es crucial cuando queremos afrontar una oportunidad de inversión o evitar dificultades para cumplir una obligación contraída.

Además, el flujo de caja permite una mejor gestión de las finanzas, lo que supone una ventaja significativa a la hora de tomar decisiones sobre la dirección de la empresa. Esta «tranquilidad» permite tener una perspectiva más racional de las cosas.

Al tener un conocimiento claro de las operaciones diarias de la empresa, es posible determinar si los resultados son los esperados. Si no lo son, esta información financiera es crucial para identificar cómo corregir el rumbo. En la misma línea, el fluo de caja sirve para identificar los elementos que causan pérdidas y que impiden el cumplimiento de los objetivos establecidos.

Tener un efectivo saneado nos permite tener «todo bajo control», ya que podemos tener una visión macro de las finanzas de la empresa y disponer de información estratégica que nos permitirá, por ejemplo, hacer compras inteligentes a los proveedores o cumplir los compromisos en los plazos previstos, entre otras cosas.

Teniendo en cuenta lo anterior, es fundamental tener en cuenta que un flujo de caja negativo implica una disminución del activo circulante. Mientras que un informe positivo es lo más beneficioso para nosotros -ya que genera confianza en los acreedores o inversores para seguir invirtiendo más dinero en nuestro proyecto, o para dar facilidades a la hora de solicitar préstamos-, ambos estados permiten tomar decisiones sobre el futuro de la empresa.

Por lo tanto, recibir un informe negativo no significa el final. Examinarlo permitirá tomar medidas correctivas a tiempo para mejorar los resultados y retratar a la empresa -frente a terceros- como una entidad capaz de gestionar periodos bajos, haciéndola más atractiva para instituciones financieras e inversores.

3. Elaboración de un Flujo de Caja

En esencia, existen dos métodos para generar dicho informe. Uno de ellos es el enfoque manual o tradicional, que consiste en solicitar los registros contables que documentan los ingresos y gastos, y luego elaborar un informe. Cabe destacar que existen plantillas prediseñadas para el flujo mensual, disponibles para quien desee utilizarlas. Éstas pueden personalizarse en función de las características de la empresa, lo que permite obtener un registro financiero adaptado al contexto de cada empresa.

Te recomendamos la siguiente plantilla automatizada con Excel para el Flujo de Caja Mensual:

Por otro lado, existen soluciones financieras que pueden realizar tareas automatizadas con mayor calidad y menos horas dedicadas a analizar e interpretar los resultados. Utilizar estas herramientas, a pesar de requerir una inversión mucho mayor, se considera una mejor solución ya que reduce los posibles errores humanos. Son de fácil uso y agilizan el proceso de hacer proyecciones, lo que nos permite ser más eficientes.

En resumen, ambos tipos de soluciones son una gran ayuda para cualquier empresa, brindando una visibilidad completa de la información y, lo más crucial, en tiempo real.

4. Decisiones que se pueden tomar basandose en el Flujo de Caja

Dado que este informe proporciona información importante sobre la empresa, son numerosas las decisiones que pueden tomarse a partir de él. Por ejemplo, si estamos gestionando una agencia de marketing, las siguientes son algunas de las posibles decisiones que se pueden tomar utilizando la herramienta mencionada:

• Suponiendo que nuestras ventas aumenten, nuestros gastos también aumentan. Nuestros clientes nos pagan a 60 y 90 días, pero nuestros proveedores exigen pagos a 30 días. Un análisis exhaustivo del flujo de caja nos permitirá tomar decisiones de financiación con conocimiento de causa y obtener una tasa mejor.
• En caso de que necesitemos comprar suministros, este tipo de información mostrará los fondos disponibles que tenemos para comprarlos.
• A la hora de adquirir equipamiento, podemos preguntarnos si debemos comprarlo directamente o si necesitamos pedir un crédito para invertir.
• ¿Podemos cubrir nuestras deudas pendientes? Este informe nos dirá si necesitamos negociar con nuestros proveedores para solicitar una prórroga o una refinanciación de la deuda.
• ¿Qué debemos hacer con el dinero sobrante? Quizá podamos renovar esa sala de reuniones que lleva tiempo necesitando mobiliario nuevo, comprar nuevos ordenadores o ampliar las oficinas del departamento de diseño antes de que lleguen los nuevos empleados y tengamos que reubicarlos en otras zonas de la agencia.
• Y muchas otras más a corto, mediano y largo plazo.

En resumen…

Entender y saber interpretar qué es el flujo de caja nos permitirá actuar correctamente en determinados escenarios. Es la herramienta que mejor nos puede posicionar en el presente y permite hacer mejores proyecciones de ingresos y gastos futuros.

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