Rapidez

PUNTOS PARA RAPIDEZ EN EL MANEJO DE EXCEL

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Hola a todos, empezamos con el primer contenido sobre ésta maravillosa herramienta: “EXCEL”.

Creo que todo el mundo está de acuerdo con que el tiempo es dinero, lo que quiere decir que mientras en menos tiempo hagamos una tarea, nos dará más tiempo en hacer otra y otra, y si éstas generan dinero, nuestros ingresos serán mejores. Esto se cumple en todo tipo de trabajo, negocio o empresa, y se resume en Eficiencia. Excel tiene todos las herramientas y procedimientos necesarios para lograr una mayor eficiencia en el trabajo, en ésta parte les diré, que con la experiencia que tengo con el Excel, que se debe dominar para obtener mayor rapidez en el manejo del programa. Los puntos más importantes y que nos pueden ahorrar, minutos, horas, días y hasta semanas para hacer un reporte:

  1. Los Métodos Abreviados: Hay que dominar los principales atajos por      teclado como son CTRL + C para copiar, CTRL + V para pegar, CTRL + X para cortar, CTRL + (-) , CTRL + (+) para eliminar e insertar celdas, filas o columnas respectivamente, SHIFT + CRTL + Flechas direccionales para seleccionar un rango de datos, etc. Las combinaciones con la tecla ALT para usar las combinaciones que aparecen en la banda de opciones también es importante. Todo esto si se llega a dominar nos ahorrará a partir del 50% del tiempo que nos llevará comúnmente en hacer alguna tarea. Haz click aquí para ver los principales métodos abreviados.
  2. El ingreso de datos mediante Auto llenado: En Excel se puede aprovechar el auto llenado para datos que tienen una sucesión como son las      fechas, los días, los meses, los trimestres y los números. Mediante procedimientos sencillos podemos colocar los meses del año escribiendo sólo el mes de Enero en una celda y jalando con el mouse hacia cualquier dirección se auto llena con los demás meses. Lo mismo pasa cuando queremos enumerar datos del 1 al 100 por ejemplo. Ahorraremos mucho tiempo haciendo este procedimiento que estar llenando los datos uno por uno.
  3. Dar Formato como Tabla: Este formato se le da a rangos de datos con encabezados completos, a base de datos o tablas con formato simple, éste formato es mucho más automático, ya que permite dar bordes y colores predefinidos por Excel, además de forma automática se añaden filas o columnas tan sólo escribiendo un nuevo nombre de campo o un nuevo registro. Ahorra tiempo en la elaboración de tablas de forma manual.
  4. Las referencias Relativas, mixtas y absolutas: La diferencia entre saber y no saber estos conceptos es simplemente Tiempo, podemos ahorrarnos mucho tiempo si usamos las refrencias en sus distintas formas dentro de una fórmula o función. Las referencias relativas cambian al ser copiadas o arrastradas tanto en filas como en columnas, las mixtas sólo en fila o columna y las absolutas no cambian. Entiendase por referencia el nombre de una celda como por ejemplo A1, que por defecto siempre será relativa, si manejamos la tecla de función F4, intercalamos el simbolo de dolar($) para poder fijar, filas y columnas obteniendo una refrencia absoluta: $A$1, o fijar una de ellas, dependiendo de eso podemos obtener referncias mixtas: $A1 donde solo se fija la columna o A$1 donde solo se fija la fila. El objetivo de las referencias es poder llenar un cuadro, tabla o plantilla con la menor cantidad de fórmulas posibles, las cuales solo al arrastrarlas podamos obtener millones de cálculos en el menor tiempo.
  5. Sintaxis de una función: Saber la sintaxis de una función nos ayuda a entender que todas las funciones desde la más simple a la más compleja tienen una misma estructura: =nombre_función(argumento1, argumento2, ….argumentoN) . Es mejor ingresar la función por medio de su sintaxis de forma directa en la celda a hacerlo por medio del asistente de fórmulas. Al ingresar la función o combinación de funciones en una celda, Excel nos muestra una lista de funciones y nombres para escoger y también aparece una etiqueta debajo que nos guía para sabe ren que parte del a sintaxis estamos.
  6. Usar Nombres de Celdas y Rangos: Este punto es importante en el cálculo, es mejor usar un nombre de rango dentro de una fórmula y función que estar seleccionandola en todo momento cuando lo necesite en el cálculo. Los nombres de rangos se dan a través del Cuadro de nombres y si se tratasé de dar nombres a una tabla con muchos campos, es mejor usar la herramienta Crear desde la selección del grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas. Esta funcionalidad permite que los nombres de los rangos sean igual a los titulos del encabezado o fila superior de la tabla.

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